Teilnehmer- & Crewmanagement

Teilnehmermanagement

Ob Kunden- oder Parteiveranstaltung, ob Festivals, Events oder Staatsbesuch – wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen perfekte Lösungen für Ihre Herausforderungen im Teilnehmermanagement.

1. Projektierung & Planung

Mit Projektbeginn gilt es, sich über diverse Prozesse, Parameter und Schnittstellen in Bezug auf das Teilnehmermanagement klar zu werden. Hier helfen wir Ihnen als erfahrener Berater gerne weiter.

2. Vor Ihrem Event

Nun ist es so weit: Die Einladungen werden verschickt, die Gäste bestätigen ihre Teilnahme. Dies kann online, per Post oder Antwort-Fax erfolgen. Anschließend erhalten die Teilnehmer ihre Bestätigungen und ihr Namensschild – beispielsweise in Form eines hochwertigen Kunststoff-Badges mit Barcode oder RFID-Chip.

3. Auf Ihrem Event

Mit einem innovativen Zutrittsmanagement sorgen wir nicht nur für einen reibungslosen und schnellen Check-In. Sie behalten auch die Gewissheit, dass nur Ihre geladenen Gäste zur Veranstaltung eingelassen werden. Für Großveranstaltungen bieten wir Ihnen außerdem ein Live-Besucher-Monitoring. Über mobile Scanner werden die Gäste beim Eintritt und beim Verlassen der Location erfasst – eine Übersicht in Echzeit über anwesende Personen steht jederzeit online zur Verfügung.

4. Nach Ihrem Event

Ihre Gäste finden sich bereits auf der Rückreise oder sind wohlbehalten im Hotel angekommen. Wir unterstützen Sie gerne auch im Nachgang Ihres Events mit maßgeschneiderten Lösungen. Dazu erstellen wir selbstverständlich umfassende Reportings und Auswertungen, die Ihnen bei der Evaluierung Ihrer Veranstaltung helfen und in die Planung der kommenden Projekte einfließen.

Denn nach dem Event ist ja bekanntlich vor dem Event…

Crew-Control & Crew Management bietet Ihnen Sicherheit

Große Festivals und Events bedeuten nicht nur viele Besucher, die verwaltet, gemanagt und akkreditiert werden müssen, sondern auch viele Crew-Mitglieder wie Sicherheitsdienst, Sanitätsdienst, ehrenamtliche Helfer, die technische Crew, V.I.P.s, politische Gäste, Catering, etc.. 

Wenn Sie also zukünftig ganz genau wissen möchten, wer wann was und wie lange macht auf Ihrem Event, das Sie betreuen, brauchen Sie ein sicheres System.

Mit uns und unseren Systemen behalten Sie immer den Überblick, denn all das muss professionell gehandelt, überwacht, gesteuert und abgerechnet werden.

• Fullservice-Betreuung, vor Ort, Ihres Projektes durch unsere erfahrenen Projektleiter.
• Durchdachter Online-Akkreditierungsprozess inkl. Foto und Dokumentenmanagement (Personalausweise, Ausbildungsnachweise etc.)
• Zentrale Verwaltung und Steuerung von Zugangsberechtigungen in Echtzeit
• Budgetkontrolle und die damit verbundene Kostenersparnis durch effizientes Management
• Exakte Anwesenheitserfassung (Security, Sanitätsdienst, techn. Helfer, etc.) durch geregelten Check-in und Check-out
• Personenbezogene Materialverwaltung und Dokumentation für z.B. Funkgeräte und Parkausweise
• Gestaltung und Produktion von fälschungssicheren Ausweisen
• Erfassung und Berechtigungsprüfung auch über Smartphones mit entsprechender App

Dazu gehört natürlich auch ein entsprechend integriertes Pass- und Ausweissystem dazu.